Explication du calcul
Pour calculer l’indemnité kilométrique, la formule à utiliser dépend du mode d’indemnisation choisie :
Indemnité kilométrique aux frais réels = distance parcourue en kilomètre x barème kilométrique
Indemnité kilométrique forfaitaire = déduction fiscale de 10 % sur les revenus imposables du salarié
| Élément du calcul | Description | Méthode de calcul/Valeur |
| Indemnité kilométrique aux frais réels | Indemnité versée par l’employeur pour les déplacements professionnels. | Indemnité kilométrique = distance parcourue en kilomètre x barème kilométrique |
| Indemnité kilométrique aux frais réels si voiture électrique | Indemnité versée par l’employeur pour les déplacements professionnels avec un véhicule personnel électrique. | Indemnité kilométrique = (distance parcourue en kilomètre x barème kilométrique) x 20 % |
| Indemnité kilométrique aux frais réels si déplacements à vélo | Indemnité versée par l’employeur pour les déplacements professionnels à vélo. | Indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo = 0.25 € x distance parcourue en km
Plafonné à 700 € par an/par employé |
| Indemnité kilométrique forfaitaire | Déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus imposables du salarié. | Plafonné à 12 829 €. |
| Barème kilométrique | Barème établi par l’administration fiscale pour les frais d’indemnité kilométrique. | Dépend du véhicule, de sa puissance et de la distance parcourue. |
Comment calculer l’indemnité kilométrique selon le barème kilométrique ?
Le calcul de l’indemnité kilométrique se fait en multipliant la distance parcourue en kilomètre par le barème kilométrique applicable. Si le salarié se déplace avec une voiture électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %. Le barème kilométrique dépend du type de véhicule, de sa puissance et de la distance parcourue.
Calcul du montant de l’indemnité kilométrique pour les voitures
| Montant de l’indemnité | |||
| Puissance administrative en CV du véhicule | Distance parcourue inférieure ou égale à 5 000 km | Distance parcourue entre 5 001 et 20 000 km | Distance parcourue supérieure à 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 € | (d x 0,316) + 1 061 € | d x 0,369 € |
| 4 CV | d x 0,606 € | (d x 0,340) + 1 330 € | d x 0,408 € |
| 5 CV | d x 0,636 € | (d x 0,356) + 1 391 € | d x 0,427 € |
| 6 CV | d x 0,665 € | (d x 0,374) + 1 457 € | d x 0,448 € |
| 7 CV et plus | d x 0,697 € | (d x 0,394) + 1 512 € | d x 0,470 € |
Calcul du montant de l’indemnité kilométrique pour les motocyclettes
| Montant de l’indemnité | |||
| Puissance administrative en CV du véhicule | Distance parcourue inférieure ou égale à 5 000 km | Distance parcourue entre 5 001 et 20 000 km | Distance parcourue supérieure à 20 000 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 € | (d x 0,099) + 890 € | d x 0,247 € |
| 3 à 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082) + 1 158 € | d x 0,275 € |
| 5 CV et plus | d x 0,606 € | (d x 0,079) + 1 583 € | d x 0,343 € |
Calcul du montant de l’indemnité kilométrique pour les scooters
| Montant de l’indemnité | |||
| Puissance administrative du véhicule | Distance parcourue inférieure ou égale à 2 000 km | Distance parcourue entre 2 001 et 5 000 km | Distance parcourue supérieure à 5 000 km |
| 50 cc et moins | d x 0,315 € | (d x 0,079) + 483 € | d x 0,171 € |
Bon à savoir. Le barème kilométrique est publié par l’administration fiscale chaque année. Il peut donc changer d’une année à une autre.
Exemple de calcul d’indemnité kilométrique
On veut calculer l’indemnité kilométrique aux frais réels d’un salarié qui a effectué des déplacements professionnels de 2 500 km avec une voiture de 4CV.
Indemnité kilométrique = 2 500 x 0.606 = 1 515 €
L’entreprise doit donc versée une indemnité kilométrique de 1 515 € au salarié.
Bon à savoir. L’indemnité kilométrique est cumulable avec le versement de la prime de transport.
Calcul d’indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo
Les déplacements professionnels à vélo peuvent faire bénéficier d’une indemnité kilométrique dans le cadre du « forfait mobilités durables ». Le salarié peut même bénéficier d’un remboursement pour les déplacements entre son domicile et son lieu de travail.
Le calcul de l’indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo se fait sur une base de 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru, avec un plafond de 700 € par an et par salarié.
Indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo = 0.25 € x distance parcourue
Bon à savoir. Le versement d’une indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo n’est pas obligatoire pour les entreprises.
Comment calculer l’indemnité kilométrique forfaitaire ?
L’indemnité kilométrique forfaitaire permet aux salariés de bénéficier d’une déduction forfaitaire automatique de 10 % sur leurs revenus imposables. Cette déduction fiscale est effectuée au moment de la déclaration de revenus. Elle est automatiquement retranchée des salaires. Aucune démarche particulière n’est nécessaire pour l’obtenir.
Conseils
- Pour bénéficier de l’indemnité kilométrique aux frais réels, le salarié doit transmettre une note de frais kilométriques ou un document justifiant ses frais de déplacement (billet d’avion, note de péage…).
- Le salarié peut choisir de calculer ses indemnités kilométriques aux frais réels ou par déduction forfaitaire. Le calcul de l’indemnité kilométrique aux frais réels est plus intéressant si le salarié a effectué de nombreux déplacements professionnels.
Vocabulaire
- L’indemnité kilométrique correspond à l’indemnité que l’employeur verse à ses salariés pour rembourser les déplacements professionnels effectués avec leur véhicule professionnel. Elle rembourse les frais réels engagés comme les réparations, l’assurance et les frais de carburant.
FAQ
Quand un salarié peut-il bénéficier d’une indemnité kilométrique ?
Le salarié peut bénéficier d’une indemnité kilométrique quand il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels si l’un des cas suivants :
- Les transports publics sont éloignés du domicile et/ou du lieu de travail du salarié.
- Absence de transports publics dans les environs du domicile et/ou du lieu de travail du salarié.
- Les conditions d’horaire de travail demandent l’utilisation du véhicule personnel.
Que doit contenir une note de frais kilométrique ?
Pour obtenir son indemnité kilométrique, le salarié doit présenter une note de frais kilométrique. Ce document doit inclure :
- Le motif du déplacement professionnel,
- La date du déplacement,
- La distance parcourue en kilomètres,
- La puissance administrative du véhicule.
Quand le salarié peut-il demander son indemnité kilométrique ?
Le salarié peut demander son indemnité kilométrique en présentant les justificatifs demandés sur une période de 3 ans selon l’article L3245-1 du Code du travail. Toutefois, l’entreprise peut définir un autre délai pendant lequel elle peut rembourser les frais de déplacement.